Datenschutz

Datenschutzerklärung für Geschäftskunden (Versicherungsmakler nach § 34d GewO)
PilotCapital GmbH – Bahnhofstraße 3, 21224 Buchholz i.d. Nordheide

1. Verantwortlicher im Sinne der DSGVO
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Rahmen der Lead-Generierung und -Weitergabe ist die PilotCapital GmbH, Bahnhofstraße 3, 21224 Buchholz i.d. Nordheide, vertreten durch die Geschäftsführung. Kontaktaufnahme ist möglich per E-Mail an info@kontaktpilot.de oder telefonisch unter +49 1525 4648680.

2. Datenschutzbeauftragter
Datenschutzbeauftragter der PilotCapital GmbH ist Mirco Tiemann, erreichbar unter derselben Anschrift oder per E-Mail an datenschutz@pilotcapital.de.

3. Arten von Daten, Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erfüllung unserer geschäftlichen Beziehungen mit Versicherungsmaklern nach § 34d GewO und zur Weitergabe qualifizierter Versicherungsleads. Bei Interessenten (Leads) können dies insbesondere Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Beruf, Familienstand (soweit für ein Versicherungsangebot relevant), Versicherungsinteresse und Risikoinformationen, sowie Zeitstempel und Einwilligungsnachweis (z. B. Double-Opt-In) sein. Bei Versicherungsmaklern (Kunden) verarbeiten wir Unternehmens- und Kontaktdaten, Erlaubnisnachweise nach § 34d GewO, Kommunikationsdaten wie E-Mail und Telefonnummer, Vertragsdaten sowie Zahlungsinformationen.

Zweck der Verarbeitung ist die Anbahnung und Durchführung von Verträgen, die Lieferung qualifizierter Leads, die Abrechnung und Reklamationsbearbeitung sowie die Erfüllung steuerlicher und buchhalterischer Pflichten. Bei Zahlungsauffälligkeiten kann zudem eine Bonitätsabfrage erfolgen. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB (gesetzliche Aufbewahrungspflichten), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, insbesondere effiziente Abwicklung, Schutz vor Missbrauch und Absicherung gegen Forderungsausfälle).

4. Empfänger und Drittlandübermittlung
Empfänger personenbezogener Daten können externe Dienstleister wie Steuerberater, Buchhaltung, IT- und Hosting-Anbieter sowie im Bedarfsfall auch Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen sein. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über Google Mail (Google Ireland bzw. Google LLC, USA) auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO. Im Falle einer Bonitätsprüfung kann auch ein Austausch mit Auskunfteien wie CRIF GmbH oder Infoscore erfolgen. Eine Ablehnung der E-Mail-Kommunikation ist jederzeit möglich.

5. Speicherdauer
Vertragsdaten mit Maklern werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (insbesondere § 257 HGB und § 147 AO) für sechs bis zehn Jahre gespeichert und danach automatisiert gelöscht. Leaddaten werden standardmäßig für maximal 24 Monate gespeichert, sofern keine frühere Löschung beantragt oder erforderlich ist. Nach Vertragsbeendigung werden personenbezogene Daten von Maklern nach Ablauf von drei Jahren zum Ende des Kalenderjahres gelöscht, sofern keine längeren gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen.

Sobald ein Lead einem Makler zugewiesen wurde, geht die datenschutzrechtliche Verantwortung für diesen Datensatz auf den jeweiligen Makler über, der ab diesem Zeitpunkt gemäß Art. 4 Nr. 7 DSGVO als Verantwortlicher für die Verarbeitung gilt. Lead-Datensätze, deren Bearbeitung abgeschlossen ist, werden spätestens sechs Monate nach Abschluss automatisiert aus dem System der PilotCapital GmbH gelöscht, sofern keine gesetzlichen oder vertraglichen Gründe der Löschung entgegenstehen. Im Fall gesetzlicher Archivierungspflichten verbleiben Daten lediglich zu Nachweis- und Prüfzwecken in einem abgeschotteten Archivsystem bis zum Ablauf der jeweiligen gesetzlichen Frist.

6. Rechte der betroffenen Person
Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung, insbesondere gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO). Zudem besteht das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

7. Keine Auftragsverarbeitung – getrennte Verantwortlichkeit
Die PilotCapital GmbH handelt bei der Generierung der Leads eigenverantwortlich. Mit Übergabe an den Versicherungsmakler wird dieser datenschutzrechtlich eigenständig verantwortlich im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Eine weisungsgebundene Verarbeitung oder gemeinsame Verantwortung liegt nicht vor.

8. Verpflichtung zur Datenbereitstellung
Es besteht keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten. Ohne die Bereitstellung kann die Durchführung der Geschäftsbeziehung jedoch unter Umständen nicht möglich sein.

9. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling findet nicht statt.

10. Sicherheit und Vertraulichkeit
Die PilotCapital GmbH setzt angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung oder unberechtigtem Zugriff zu schützen. Die Schutzmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und angepasst.

11. Aufsichtsbehörde
Zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover. Telefon: 0511 / 120-4500, E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de.

12. Aktualisierungen der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei rechtlichen, technischen oder geschäftlichen Änderungen angepasst werden. Die jeweils aktuelle Version ist jederzeit unter www.pilotcapital.de/datenschutz abrufbar.

Stand: 10. April 2025